О работе
В 94 году прошлого века Стивен Теллин придумал термин Intranet, как способ организации эффективной информационной системы внутри компании. Свое видение он изложил в нескольких статьях, одна из которых «Интранет и адаптивный инновации» была переведена в 1996 году на русский язык. Не думаю, что его статью никто не понял, скорее о ней как-то стыдливо забыли. Из-за этого и по сегодняшний день ИТ компании получают сверх прибыли, а их клиенты продолжают работать ужасающее неэффективно.

На самом деле, я бы свел правила построения эффективной информационной системы в компании к трем простым принципам.
1. Каждому информационному ресурсу – свое место. Документы, требования, отдельные записи имеют свой унифицированный идентификатор, по которому они могут быть получены. Документы нельзя полностью или частично копировать и переносить с одного место на другое. Делать что-либо с ресурсом может только его владелец. Он же отвечает за его доступность и актуальность. Конечно, если ресурс меняется, то не плохо бы позаботиться о версионном хранилище.
2. Доступ к ресурсу осуществляется в режиме «публикация-подписка». Именно получатель информации определяет, какая информация, в каком объеме и когда ему нужна. Получатель информации подписывается или отписывается от ресурса по своему желанию, а владелец информации только разрешает подписаться на свой ресурс. Этот принцип можно сформулировать как блог вместо электронной почты.
3. И последнее. Информация предоставляется в стандартизованном самоописанном формате, допускающем обработку человеком. Проше говоря, получатель информации должен быть избавлен от необходимости использования какого-либо конкретного программного обеспечения. Данные не должны тянуть за собой софт для их визуализации или обработки. Как и какой системой их обработать решит подписчик.

Это все! Почему действовать нужно именно так, написано в упомянутой выше статье. Почему компании так не делают - спросите у ваших ИТшников